Checklist de cierre de año en salud ocupacional

El cierre de año es uno de los momentos más importantes para las áreas de Recursos Humanos y Servicios Médicos dentro de las organizaciones. Es cuando se revisan procesos, se consolidan reportes, se evalúan resultados y se prepara la estrategia que permitirá iniciar el nuevo año con orden y claridad.

En salud ocupacional, esta revisión es clave por tres razones principales:

• Garantiza el cumplimiento normativo.
• Facilita la toma de decisiones basada en datos.
• Permite definir acciones preventivas para proteger mejor la salud de los colaboradores.



En esta guía encontrarás un checklist detallado con los conceptos, procesos y tareas que toda empresa debe revisar antes de finalizar el año, y cómo herramientas como LUMED facilitan cada paso.

1. Revisión y actualización de expedientes médicos de los colaboradores

Los expedientes médicos laborales son la base de la vigilancia de la salud en cualquier empresa, ya que contienen información esencial sobre el historial clínico y laboral de cada colaborador, como:

• Exámenes de ingreso
• Exámenes periódicos
• Evaluaciones especiales (ruido, altura, agentes químicos, etc.)
• Resultados de laboratorio
• Incapacidades
• Notas médicas
• Reportes de accidentes y enfermedades
  
  

¿Qué revisar al cierre del año?

• Que todos los colaboradores cuenten con un expediente completo.
• Que no existan exámenes pendientes, especialmente los periódicos.
• Que incapacidades y certificados médicos estén correctamente registrados.
• Que toda la información esté organizada, digitalizada y sea trazable.

Esto es fundamental, ya que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social —mediante la NOM-030, NOM-035 y NOM-036— exige que la información esté actualizada, ordenada y disponible para auditorías en cualquier momento.

LUMED centraliza los expedientes en un solo sistema, evita duplicidades, facilita el control de vigencias y permite descargar reportes completos en segundos.

2. Evaluación de indicadores clave de salud laboral

En otra de nuestras entradas hablamos de por qué los datos de salud ocupacional importan. En esta sección retomamos el tema porque, al cierre del año, los indicadores se vuelven una herramienta indispensable para entender el estado real de la salud dentro de la empresa.

Indicadores que debes analizar:

• Ausentismo laboral: días perdidos por enfermedad, áreas con mayor incidencia.
• Incapacidades: causas, tiempos promedio, recurrencias.
• Accidentes laborales: número, tipo, áreas afectadas y frecuencia.
• Enfermedades profesionales: casos confirmados, seguimiento e incidencias.
• Riesgos psicosociales: resultados conforme a la NOM-035.
• Participación en campañas de salud: asistencia, impacto y resultados.
  
  

Al igual que los estados financieros o los reportes de ventas, los indicadores de salud permiten definir planes y presupuestos basados en evidencia, y tener un diagnóstico real del año.

3. Verificación de cumplimiento normativo 

El cierre de año es el momento ideal para revisar el nivel de cumplimiento normativo en materia de salud y seguridad en el trabajo. A continuación, te compartimos un checklist de las NOMs más relevantes, con sus objetivos, obligaciones clave y la evidencia que la autoridad suele solicitar en auditorías.

NOM-030-STPS — Servicios Preventivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

Establece los lineamientos para integrar, organizar y dar seguimiento a los servicios preventivos de seguridad y salud, con el objetivo de prevenir accidentes y enfermedades laborales.

Evidencia requerida:
✔ Expedientes médicos completos y trazables
✔ Reportes de accidentes y enfermedades
✔ Programa anual de salud ocupacional
✔ Bitácoras de seguimiento y acciones preventivas
✔ Informes de evaluaciones de riesgo

NOM-035-STPS — Factores de Riesgo Psicosocial en el Trabajo

Define las obligaciones para identificar, analizar y prevenir factores de riesgo psicosocial que afectan la salud mental de los trabajadores, como el estrés laboral, cargas excesivas o violencia.

Evidencia requerida:
✔ Resultados de cuestionarios NOM-035
✔ Políticas de prevención de violencia y estrés
✔ Protocolos de atención psicológica
✔ Capacitación a líderes y supervisores
✔ Registros de acciones preventivas y casos atendidos

NOM-036-STPS — Factores de Riesgo Ergonómico y Manejo Manual de Cargas

Regula los procedimientos para identificar, analizar y controlar riesgos ergonómicos relacionados con movimientos repetitivos, posturas forzadas y manejo de cargas.

Evidencia requerida:
✔ Estudios ergonómicos de puestos
✔ Registros de lesiones músculo-esqueléticas
✔ Bitácoras de capacitación en ergonomía
✔ Implementación de medidas de control
✔ Programas de rotación, pausas y rediseño de tareas

4. Consolidación del reporte anual de incidentes, accidentes y enfermedades

El reporte anual permite documentar el comportamiento del año y es un insumo clave tanto para auditorías como para la planificación del siguiente periodo.

Debe incluir:

• Número total de accidentes y análisis por tipo
• Tasa de frecuencia y severidad
• Enfermedades profesionales detectadas
• Incapacidades y reincidencias
• Acciones y medidas implementadas
• Impacto económico del ausentismo

Este análisis ofrece una visión clara del estado de la cultura de seguridad y salud en la organización. Además, permite identificar áreas de oportunidad y planear acciones más efectivas para el próximo año.

5. Elaboración de presupuesto y necesidades

Una vez que la información está organizada y analizada, podrás estimar con mayor precisión:

• Costos de exámenes médicos
• Campañas de salud
• Programas de bienestar
• Servicios externos
• Tecnologías necesarias (como sistemas de digitalización)
• Capacitación del personal de salud y seguridad
  
  

Contar con datos completos facilita justificar inversiones ante dirección y priorizar iniciativas de salud ocupacional.

El cierre de año es la oportunidad perfecta para garantizar que la empresa cuente con expedientes completos, indicadores claros y procesos alineados con la normativa. Esto no solo previene riesgos legales, también fortalece la cultura de prevención y bienestar.

Con LUMED, todo este proceso se vuelve más simple, integrado y estratégico: centralizas información, generas reportes automáticos y facilitas auditorías en minutos.

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